Положение о порядке ведения личных дел сотрудников

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ

1 .ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.    Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел работников МБДОУ «Детского сада № 4» (далее - ДОУ).

1.2.    Положение разработано в соответствии с:

·          Трудовым кодексом РФ;

·          Коллективным договором ДОУ;

·         Законом РФ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

1.3.  Ведение личных дел работников ДОУ обеспечивает заведующий.

2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

2.1 Формирование личного дела работников производится непосредственно после приема в ДОУ.

2.2.    Личное дело работника ДОУ формируется в следующем порядке:

-   Заявление о приеме на работу;

-   Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям;

-   Автобиография;

-   Заявление о согласии на обработку персональных данных работника;

-   Копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

-   Копия страхового свидетельства пенсионного страхования;

-   Копия идентификационного номера налогоплательщика;

-   Копии документов об образовании;

-   Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний (при наличии);

-   Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц);

-   Копия свидетельства о браке (при наличии), если диплом об образовании содержит девичью фамилию;

-   Копия свидетельства о рождении детей (при наличии);

-   Медицинская книжка;

-   Характеристики, рекомендательные письма (при наличии);

-   Копии документов о награждении (при наличии);

-   Копии аттестационных листов (при наличии);

-   Приказ о приеме на работу;

-   Должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);

-          Трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);

-   Заявление о переводе на иную должность (при наличии);

-   Приказ о переводе на иную должность (при наличии).

2.3.               С целью обеспечения надлежащей сохранности личных дел работников ДОУ и удобства в обращении с ними, при формировании все документы помещаются в отдельную папку. Личному делу присваивается учетный номер и вносится в журнал учета личных дел.

2.4.               Личная карточка Т-2 оформляется и хранится отдельно от личного дела.

2.4.         Каждое личное дело работника содержит титульный лист с указанием его фамилии, имени, отчества и занимаемой должности (должностей).

2.5.         После титульного листа в личное дело включается внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, работника. Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов, их наименованиях, датах и иные сведения.

3.     ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

3.1.     Личное дело работника ДОУ ведется в течение всего периода работы каждого работника.

3.2.     Ведение личного дела предусматривает: включение    документов в состав личного дела в хронологическом порядке с соблюдением порядка формирования по определенному выше перечню документов;

3.3.     Ежемесячную проверку состояния личного дела каждого работника на предмет сохранности и включения в него всех необходимых документов и своевременного их заполнения.

4. ПОРЯДОК   УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

4.1.     Хранение и учет личных дел работников ДОУ организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа к ним.

4.2.     Личные дела работников хранятся в сейфе ДОУ или в запирающемся шкафу, а внутри - по направлению работы (педагогические работники, учебно-вспомогательный персонал, обслуживающий персонал).

Доступ к личным делам работников ДОУ имеют только:

-   заведующий ДОУ;

-   старший воспитатель ДОУ;

-   бухгалтер по ДОУ.

4.3.     Систематизация личных дел работников производится в алфавитном порядке в каждом отдельном блоке по направлению работы и структурному подразделению.

4.4.     Личные дела работников хранятся 75 лет с года увольнения работника.

5. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

5.1.        Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения заведующего ДОУ.

5.2.        Работа (ознакомление) с личными делами работников ДОУ производится в кабинете ДОУ, а время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня заведующий обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

5.3 Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.

6.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1.        Все работники ДОУ обязаны своевременно представлять заведующему сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

6.2.        Работодатель обеспечивает:

-     сохранность личных дел работников ДОУ;

-     конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников

7. ПРАВА

7.1.        Для обеспечения защиты персональных данных, имеющихся в личных делах, все работники ДОУ имеют право:

-   получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;

-   получать свободный доступ к своим персональным данным;

-   получать копии документов, хранящихся в личном деле и содержащие персональные данные;

-   требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных.

7.2.        Отдел образования как работодатель имеет право:

-   обрабатывать персональные данные работников, в том числе и на электронных носителях;

-   запрашивать от работников ДОУ всю необходимую информацию, связанную с их трудовой деятельностью.